Para que una clínica dental funcione adecuadamente, hay que tener en cuenta múltiples factores y aspectos como el equipamiento, los profesionales que trabajan en ella, la organización… Para ello, es fundamental saber elaborar un organigrama de una clínica dental, que pueda servir como guía para estructurar bien el trabajo.
Desde AD+ Medical queremos ayudarte a conocer la importancia de la elaboración de un organigrama, los pasos a seguir para hacerlo correctamente y todos los elementos que deberías incluir. Para ello, hemos escrito este post con toda la información necesaria.
Además, si quieres saber más sobre gestión, diseño de una clínica dental o las últimas tendencias en equipamiento odontológico profesional, te recomendamos que visites nuestro blog para estar al corriente de todas las novedades que vayamos publicando.
¿Estás listo para conocer todas las claves de un organigrama de una clínica dental y cuál es la estructura básica de un consultorio dental? ¡Continúa leyendo para descubrirlo!
Importancia de una buena organización en la clínica dental
Contar con un buen equipo humano y material en una clínica dental es muy importante. Sin embargo, sin una buena estructura organizativa que permita sacarle el máximo provecho a nuestros recursos, no servirán de nada.
La clave para optimizar al máximo nuestros activos, ya sean sillones dentales, recambios o profesionales, es necesario establecer una organización que garantice que todo funciona como debe.
Dicha organización nos servirá para establecer y delimitar las funciones de cada persona dentro de la clínica, cuáles serán los flujos de comunicación, jerarquías y responsabilidades, así como los distintos departamentos si se trata de una clínica dental muy grande.
De esta manera, todos los empleados de la clínica podrán conocer con exactitud quién es el responsable de cada tarea o área, cómo proceder si ocurre algún tipo de incidencia, etc.
Para poder establecer esta organización, una herramienta que nos puede ayudar mucho es el organigrama. El organigrama de una clínica dental es un elemento fundamental que puede servir como hoja de ruta y orientación para todo el equipo que trabaje en la clínica.
Elaborar un organigrama de una clínica dental puede parecer una tarea sencilla pero hacerlo bien y contar con un organigrama completo exige cierto esfuerzo y para ello hay que tener en cuenta algunos aspectos que te detallaremos a continuación en los próximos apartados.
¿Para qué sirve un organigrama de una clínica dental?
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa y el capital humano de la clínica dental o empresa en la que se realice. Por tanto, sirve para señalar una línea de jerarquía entre los distintos puestos y los empleados, así como la relación entre los departamentos que componen el equipo.
Contar con un organigrama tiene varias ventajas para las clínicas dentales ya que aporta claridad a los trabajadores que forman parte del equipo y les proporciona una imagen clara de la estructura y panorama general de la organización.
De esta manera, los profesionales pueden identificar con claridad su rol dentro del equipo, así como detectar posibles fortalezas y oportunidades dentro del mismo para mejorar la productividad, los flujos de comunicación, la estructura organizativa, etc.
Comprender la estructura de trabajo que presenta la clínica dental ayudará a establecer mejor los roles y responsabilidades que tendrá que asumir cada miembro del equipo, así como a instaurar unos protocolos de trabajo y actuación concretos.
Gracias a estos aspectos podremos aumentar, de esta manera, la productividad y, por tanto, la atención y la experiencia de los pacientes.
El organigrama de una clínica dental se trata, en definitiva, de un elemento de gestión interna de gran relevancia que ayuda a plasmar y dejar clara la jerarquía y la organización de los trabajadores.
Además, permite acotar y delimitar de manera clara los roles, tareas y responsabilidades de cada trabajador, que tendrá claro sus competencias, objetivos y, por supuesto, sus obligaciones.
Por tanto, el organigrama de una clínica dental facilita que la plantilla resuelva cualquier tipo de duda que pueda albergar sobre las tareas de sus responsables, compañeros y las suyas propias agilizando los procesos de comunicación y la productividad general del equipo.
También es una herramienta de gran utilidad para evitar la realización de tareas repetidas y malentendidos en relación a responsabilidades y roles dentro del equipo. Todo ello facilitará de manera notable las gestiones y actividades diarias en la clínica.
Consejos para la elaboración de un organigrama para una clínica dental
Ahora que ya conoces los motivos por los que contar con un organigrama en tu clínica dental es tan importante, vamos a darte algunos consejos y recomendaciones para que puedas elaborar uno con todos los detalles necesarios para que resulte funcional.
Lo primero que debes decidir es qué tipo de organigrama querrás realizar. La tipología más utilizada suele ser la jerárquica ya que permite a simple vista y de manera sencilla, comprender la estructura de la organización y las responsabilidades de cada trabajador.
Lo siguiente que debes tener en cuenta es que cada departamento o área de la clínica debe tener un responsable que garantice el buen funcionamiento de la misma. Señala en tu organigrama con claridad quién será la persona de referencia para cada departamento para que, a simple vista, cualquier miembro del equipo pueda identificar quién está al cargo de cada tarea.
Otro aspecto a tener en cuenta es que puede hacerse un solo organigrama o dos que representen al equipo que se encarga de las tareas asistenciales (equipo médico) y otro para el equipo que se encarga de las tareas administrativas.
Dependiendo del tamaño de la clínica dental y, por tanto, del número de trabajadores en plantilla, será recomendable plasmar la organización en un solo organigrama o en dos, buscando siempre que sea lo más claro posible y resulte funcional.
También es importante saber, a la hora de crear el organigrama de tu clínica dental, que algunos trabajadores podrán tener más de un puesto y, por tanto, varias responsabilidades, por lo que será un aspecto fundamental a tener en cuenta a la hora de organizar el trabajo, tiempo y recursos para que resulte productivo.
Comprueba la carga y volumen de trabajo que tiene cada trabajador para que las responsabilidades estén equilibradas y la organización establecida tenga sentido. Para ello, el organigrama puede ser de gran utilidad para detectar este tipo de problemas y solucionarlos de manera rápida.
Por último, con el objetivo de que el organigrama de tu clínica dental resulte una herramienta eficaz, te recomendamos que incluyas en él tanta información como resulte posible: descripción de cada puesto, cuál es el objetivo de cada uno, sus funciones y el perfil y las aptitudes necesarias para poder desenvolverse en el cargo sin problemas.
En el caso de que el organigrama, incluyendo toda esta información quede muy recargado, puedes elaborar un documento aparte con todos estos datos que esté disponible para que cualquier empleado lo pueda consultar.
Puestos que deben aparecer reflejados en el organigrama de una clínica dental
Tras presentarte algunas recomendaciones y aspectos que puedes incluir en tu organigrama de tu clínica dental, vamos a detallarte los puestos que deben aparecer reflejados y las responsabilidades que suelen tener los profesionales que ocupan dichos cargos.
Dependiendo del tamaño de la clínica dental, puede haber más o menos puestos y un número determinado de personas ocupando cada uno. A continuación podrás encontrar un listado básico de los roles más importantes para que puedas hacerte una idea de cómo sería la estructura más básica de una clínica dental.
Director o gerente de la clínica dental
Se trata del puesto que ostenta mayor responsabilidad ya que la persona al cargo tendrá que encargarse de la gestión integral de la clínica. Para ello, tendrá que contar con todos los conocimientos y la formación necesaria para hacerlo de manera correcta.
Lo ideal sería que, además de su formación en odontología, tenga algún tipo de titulación en gestión o áreas empresariales ya que tendrá que supervisar el funcionamiento de las distintas áreas y departamentos, autorizar las compras de equipamiento, implantar la estrategia de negocio, etc.
Para cumplir con todas las funciones necesarias de manera satisfactoria, el gerente de una clínica dental debe ser una persona con cierta visión analítica, capacidad de liderazgo, con habilidades para la organización y la toma de decisiones.
Director médico
El director médico, dentro del organigrama de una clínica dental, es el encargado de la gestión asistencial y médica de los pacientes, garantizando que esta se realice de una manera eficiente y brindando un servicio de calidad.
Entre sus funciones principales está: supervisión del personal médico, gestión de contrataciones, atención a cualquier tipo de reclamación o queja por parte de los pacientes, implantación de los protocolos y técnicas que se deben utilizar en cada situación, etc.
Al igual que el gerente, el director médico tiene que estar en posesión de una titulación oficial en odontología y debe ser una persona con capacidades para la gestión de equipos.
Equipo médico
El equipo médico está compuesto por cada uno de los empleados que se encargan de la asistencia médica y el tratamiento de los pacientes: odontólogos, higienistas, etc.
Además del tratamiento de los pacientes, entre sus responsabilidades también se encuentra la actualización de los historiales médicos de los mismos.
Encargado del equipo auxiliar
La persona que ocupe este puesto dentro del organigrama de la clínica dental será la responsable de la gestión de todo el personal auxiliar. Además, tendrá que atender cualquier tipo de reclamación dirigida a este equipo, controlar el stock, realizar pedidos de material si fuera necesario…
El responsable del personal auxiliar tendrá que estar en posesión de una titulación de auxiliar de odontología e higiene dental, además de tener habilidades para la gestión de equipos, liderazgo y toma de decisiones.
Equipo auxiliar
Se trata de los empleados que asisten al personal médico durante los tratamientos de los pacientes. También son los encargados de manejar los historiales, preparar el equipo antes de cada paciente y su posterior limpieza y desinfección una vez finalizado el tratamiento.
Encargado de administración
El responsable de administración tendrá que dar apoyo al gerente de la clínica dental en el día a día y las tareas diarias de gestión.
Normalmente, la persona que ocupa este puesto tiene formación en Administración y Dirección de empresas.
Equipo de recepción
El personal de recepción es el encargado de recibir a los pacientes, orientarlos y ayudarlos en todo lo que necesiten. Se ocupará de gestionar las citas médicas y cobrar los servicios, además de enviar recordatorios cuando se acerque la fecha de la cita, avisar de modificaciones en la misma, etc.
Las personas que ocupen estos puestos deben ser agradables, empáticas y con buenas dotes de comunicación. Estos trabajadores serán el primer contacto que los pacientes tengan con la clínica dental, por lo que será imprescindible que causen una buena impresión desde el principio.
Personal de mantenimiento
El personal de mantenimiento es el responsable de mantener los equipos e instalaciones de la clínica en las mejores condiciones, por lo que tendrán que tener conocimientos específicos en este ámbito.
Hay personas que no incluyen a este equipo en el organigrama de la clínica dental, pero es un error ya que se trata de personal fundamental para la organización y el correcto funcionamiento de la misma.
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Esperamos que este post sobre el organigrama de la clínica dental y la estructura básica del consultorio dental te haya resultado útil y te animes a poner en práctica todos los consejos que hemos compartido contigo.
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